ZUGFeRD — der elektronische Rechnungsstandard fegt über Europa

Dies könnte das erste Mal sein, dass Sie das Wort ZUGFeRD gehört haben, aber diejenigen, welche auf dem europäischen Markt agieren, sollten es beachten - es soll in der gesamten EU verabschiedet werden. ZUGFeRD, das für das zentrale Benutzerhandbuch für elektronische Rechnungsstellung in Deutschland steht, wurde entwickelt, um dem e-Invoicing-Format die benötigte Standardisierung hinzuzufügen.

Flat PDF-Rechnungen (oder Word-Docs) sind für den Menschen leicht zu lesen, aber es ist keine leichte Aufgabe, die Informationen in ERP-, Buchhaltungs- oder Archivierungsprogramme einzugeben. Im Gegensatz dazu wurde Electronic Data Interchange (EDI) verwendet, um Rechnungsinformationen zwischen großen Unternehmen zu übertragen - aber das Format ist für einen menschlichen Leser unverständlich. EDI verwendet strukturierte Daten, um die Rechnungsinformationen von Maschine zu Maschine zu verschieben, wobei wenig menschliches Engagement erforderlich ist.

Um dies umzusetzen, bedarf es jedoch einer bilateralen Vereinbarung zwischen zwei Unternehmen, welche Daten geteilt und wie sie strukturiert werden sollen. Da die Daten nicht für einen menschlichen Leser bestimmt sind, muss Software zur Verarbeitung der Rechnung entwickelt oder gekauft werden.

Ziele von ZUGFeRD

Der ZUGFeRD-Standard zielt darauf ab, die Vorteile von EDI einzubringen — niedrigere Bearbeitungskosten, reduzierte menschliche Fehler, Prozessautomation — in der Reichweite von Unternehmen, die Rechnungen nur sporadisch verarbeiten müssen oder nicht über die Ressourcen zur Implementierung von EDI-Systemen verfügen.

Eine XML-Datei mit den strukturierten Rechnungsdaten ist im PDF eingebettet. Die XML-Daten können einfach per Maschine herausgezogen werden, und da es sich um ein Standardformat handelt, ist keine bilaterale Vereinbarung erforderlich. Für diejenigen, die eine Rechnung manuell überprüfen möchten, zeigt die PDF alle Informationen in klarer, von Menschen lesbarer Form.

Ein weiterer wichtiger Vorteil ist, dass der ZUGFeRD-Standard das PDF/A-Format für die langfristige digitale Archivierung nutzt und erweitert. PDF/A ist bereits weit verbreitet, um digitale Rechnungen zu speichern, aber das Format ist noch nicht optimal für das Extrahieren der Rechnungsdaten ohne menschliches Eingreifen.

Das Anhängen der XML-Datei bedeutet, dass beide zusammen für Datensätze gespeichert werden können. Ähnlich wie das PDF/A-Format ist ZUGFeRD ein nicht-proprietärer Standard.

Finale Version von ZUGFeRD verabschiedet

Die endgültige Version von ZUGFeRD wurde im Juni 2014 in Deutschland veröffentlicht, und die Arbeit ist bereits im Gange, um sie zu einem nationalen Standard zu machen — aber ihre internationalen Ambitionen sind von Anfang an klar. ZUGFeRD stützt sich auf bestehende EU- und internationale Standards, weshalb man sich darauf vorbereiten sollte, sie zumindest kurzfristig kontinentweit einzuführen.

Das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) hat hart daran gearbeitet, dass der ZUGFeRD-Standard nicht auf Drittanbieter-Software angewiesen ist und die vollständige Spezifikation auf ihrer Website frei verfügbar ist.

Quellen: